Informatie voor Organisatoren

Achterop een bierviltje of als losse krabbel in een notitieblok ontstaan de mooiste ideeën voor een concert, festival of sportwedstrijd. Bij het lezen van wat er allemaal aan papieren nodig is zakt de inspiratie soms echter al snel weer weg. Dat is waar wij in beeld komen!

Wij kunnen u helpen om deze papieren op orde te krijgen. Van de vergunningaanvraag tot en met de evaluatie kunnen wij u adviseren en ondersteunen. Zodoende houdt u tijd over om bezig te zijn met de artiesten, de foodtrucks of de kaartverkoop.

Veiligheidsplannen, verkeersplannen, risico analyses, gezondheidsplannen enzovoort, wij kunnen het allemaal voor u maken en u zodoende helpen om uw evenement een veilig en gezellig feest te maken. Door ruime ervaring in de praktijk en up-to-date kennis kunnen wij u ook breed adviseren over alles waar u aan moet denken voor uw evenement.

Diensten

Vergunningaanvraag:

Het gehele proces om een evenement te mogen organiseren begint met een vergunningaanvraag. Het zo gewenste document heeft echter aardig wat voeten in de aarde. Tekeningen, gegevens en allerlei aanvullende documenten moeten worden aangeleverd. Om de juiste gegevens aan te leveren is het heel belangrijk om vroegtijdig en regelmatig met de gemeente in contact te zijn. Dit kost echter veel tijd en energie en dit kunt u juist zo mooi in uw evenement stoppen als u ons dit voor u laat doen.

Beveiligingsplan:

Door te beschrijven hoe uw beveiligingsorganisatie er uit ziet en de verantwoordelijkheden in beeld te brengen krijgt u inzicht in het aantal benodigde beveiligers, maar ook wat er gebeurt bij een eventuele calamiteit en wie dan welke verantwoordelijkheden heeft. Door dit door ons te laten doen kunt u door efficiënte inzet van uw beveiligers wellicht wel geld besparen….

Risico-analyse:

Elk evenement kent risico’s. Buitenevenementen zitten nu eenmaal altijd met het weer. Extreem weer is niet denkbeeldig en kan grote gevolgen hebben. Maar ook kleine of grote vechtpartijen zijn helaas aan de orde van de dag bij evenementen. Risico’s zijn te accepteren als er een beheersmaatregel tegenover staat die het risico afdekt. Met een risico analyse kunt u dit in beeld brengen en de keuze maken welke maatregelen u neemt voor bepaalde risico’s. Wij hebben ruime ervaring hiermee en zodra de analyse is gedaan en de juiste maatregelen zijn genomen kunt u met een gerust hart aan uw evenement beginnen en kunt u achteraf aangeven dat er een gedegen plan onder lag.

Veiligheidsplan:

Het veiligheidsplan is het geheel van activiteiten, beveiliging, EHBO, inzet politie, gemeente, enzovoort. Tevens zit hierin een calamiteitenplan met diverse scenario’s en wie dan welke rol op zich neemt. Een onmisbaar document voor elk evenement. Een document dat wel veel afstemming vraagt en dus tijd. Tijd die u goed voor andere zaken kunt gebruiken. Wij nemen deze klus met veel plezier voor u uit handen.

Oefening:

Voor evenementen waarbij gebruik gemaakt wordt van meerdere partners (bijvoorbeeld meerdere beveiligingsbedrijven, gemeente en EHBO), kan het zinvol zijn om de planvorming eens te toetsen met een (table top) oefening. Door aan een vergadertafel een scenario te doorlopen komen de details van de afspraken op papier feilloos aan de oppervlakte en kan dit nog aangepast worden in de planvorming.
Met een opleiding Oefenleider aan de Universiteit van Tilburg en vele deelnames aan responscellen en ontwikkelgroepen bij oefeningen is er genoeg ervaring om een gedegen oefening te organiseren.

Evaluatie:

Als organisator wilt u weten of het allemaal goed verlopen is en waar eventueel nog winstpunten te behalen zijn. Kon straat X wellicht toch open blijven en was de inrichting van het terrein wel logisch? Allemaal vragen die aan bod kunnen komen bij een evaluatie. Wij zijn echter van mening dat een evaluatie wel een doel moet hebben. Wat wilt u leren van de afgelopen editie voor eventuele volgende evenementen? Wilt u een gedegen evaluatiestuk hebben, neem dan eens contact met ons op.

Coördinatie tijdens evenement:

Steeds meer grote evenementen kennen een commandopost van waaruit de inzet van de beveiliging gecoördineerd wordt, maar waar ook de afstemming met de gemeente, politie en EHBO plaats vindt. De bemensing van een dergelijke commandopost vraagt om mensen die rustig blijven bij dreigende noodsituaties en die goed kunnen doorpakken als dat gevraagd wordt. Maar vooral moet er rust zijn. 

Dankzij een achtergrond in de crisisbeheersing is rustig handelen bij nood verzekerd en ook het kunnen schakelen met andere diensten is door een rijke ervaring geen probleem. Menig maal zaten wij al in een camerawagen, briefingroom of unit om de centrale coördinatie van een evenement te doen.  U kunt dit dus met een gerust hart uit handen geven

Subsidie:

Als u evenementen organiseert kan het zomaar zijn dat door de doelgroep, de uitstraling of achtergrond u een subsidie kan krijgen vanuit de betreffende gemeente. Wellicht trekt u extra toeristen met uw evenement of past het mooi in het jeugdbeleid.  Wij zoeken dit met veel plezier voor u uit en kunnen het aanvraagtraject dan ook begeleiden. Laat dus geen geld liggen en contact ons eens.