Overheden

Evenementen worden vaak georganiseerd door (horeca)ondernemers of vrijwilligersorganisaties. Allemaal mensen met een grote passie voor hun vak, zaak of vereniging. Het organiseren van een evenement vraagt heden ten dagen echter een professionele voorbereiding.

De tijd van de gemiddelde ambtenaar die belast is met evenementen is vaak te beperkt om een organisatie uitgebreid aan de hand te nemen. Tevens is het als overheid ook niet altijd gewenst om op zulk detailniveau bezig te zijn met een evenement omdat daarna de toetsing ook weer plaats moet vinden.
Dat is waar wij dan in beeld komen!

U kunt ons dan inhuren om met de betreffende organisator te gaan zitten en te zorgen dat er een vergunningaanvraag ligt, onderbouwd met de juiste documenten, waar u als vergunningverlener mee aan de slag kunt. Zodoende vinden er veilige en hoogwaardige evenementen plaats in uw gemeente.

Diensten

Begeleiding aanvraag:

Veel organisatoren hebben moeite om de juiste gegevens aan te leveren voor de vergunningaanvraag. Met name onderliggende documenten zijn vaak moeilijk voor hen aan te leveren omdat ze niet precies weten wat er gevraagd wordt. Dankzij jarenlange ervaring (met name aan “de gemeentekant”) weten wij wel wat er nodig is voor een vergunning en kunnen wij de organisator hierin begeleiden. Een goed ingediende aanvraag kost de betreffende behandelend ambtenaar uiteindelijk minder tijd en kan hij dus sneller door met de volgende klus.

Begeleiding planvorming:

Evenementenorganisatoren willen met name een heel gezellig festijn neerzetten. Van een wandeltocht tot een concert; de intentie is altijd dat het leuk en gezellig moet zijn.
Dat hiervoor ook planvorming nodig is op het gebied van bijvoorbeeld veiligheid is voor de meesten glashelder en logisch. Maar het opstellen van dergelijke plannen wordt met name door de kleinere organisatoren lastig gevonden. Hoe zet je dat soort dingen nou goed op papier. Wij kunnen hierbij heel goed van dienst zijn door de jarenlange ervaring en de vele plannen die wij reeds geschreven hebben of gezamenlijk hebben gemaakt. U kunt ons dan inhuren als het een non-commerciële activiteit betreft of u kunt een commerciële organisator met ons in contact brengen. Dan weet u zeker dat er goede plannen uitkomen.

Plannen schrijven:

De gemeente organiseert soms zelf ook evenementen. Koningsdag of de lokale feestweek komen nog wel eens op het bordje van de gemeente terecht. Wij kunnen u helpen om deze plannen op te stellen. Risico analyse, veiligheidsplan en/of beveiligingsplan kunnen wij allemaal voor u leveren. Het scheelt u een heleboel hoofdbrekens en energie, dus kunt u zich richten op andere zaken die op uw (volle) bordje liggen.

Coördinatie tijdens evenement:

Een evenement waarbij de gemeente enkel de vergunning afgeeft en zich verder afzijdig houdt is niet meer van deze tijd. Zeker evenementen met verhoogde veiligheidsaandacht vragen om (permanente) aanwezigheid en sturing van de vergunningverlener. Daarnaast is er de inzet van de handhavers, maar dat is anno nu niet meer genoeg. Dit vraagt echter veel ambtelijke inzet en lang niet elke gemeente kan deze inzet opbrengen. En dat is waar u EveneManageMent kunt inzetten! Wij hebben vaak met dit bijltje gehakt en weten door jarenlange ervaring wat er gevraagd wordt. Neem eens contact op om te zien wat wij voor uw gemeente hierin kunnen betekenen.

Oefening:

Bij een evenement zijn vaak meerdere diensten actief. Zowel beveiliging, als EHBO, als gemeente en politie. De onderlinge samenwerking wordt beschreven in diverse plannen en is op papier vaak glashelder. Door het organiseren van een (table top) oefening gaat de samenwerking echter veel meer leven en komen er vaak nog heel praktische (en dus heel belangrijke) punten boven water. Die kunnen dan nog voor het evenement aangepast worden in de plannen en dan kan iedereen met een goed gevoel naar het evenement. Met een opleiding Oefenleider aan de Universiteit van Tilburg en vele deelnames aan responscellen en ontwikkelgroepen bij oefeningen is er genoeg ervaring om een gedegen oefening te organiseren. Dus neem eens contact op om dit voor het evenement in uw omgeving verder vorm te geven.

Evaluatie:

Na een evenement is het goed om met alle betrokken instanties nog eens terug te kijken op het evenement. Heeft de planvorming gewerkt? Was het bordenplan goed en hoe is de inzet van de ambulance door iedereen ervaren? Het kunnen allemaal punten zijn die bij een evaluatie op tafel komen. De gemeente is steeds vaker een prominente partij bij evenementen, dus kan het helpen om de evaluatie door een onafhankelijk bureau te laten doen. EveneManageMent heeft ruime ervaring met evaluaties. We evalueren niet voor het vinkje, maar het moet wel nuttige leerpunten opleveren.
Als u behoefte heeft aan een (onafhankelijke) observator of evaluator neem dan eens contact op.